Em resumo
- A informática decide-se antes da obra, não depois. Quando as paredes fecham, as opções fecham com elas.
- A ligação à internet é o item de prazo mais longo de toda a mudança — deve ser pedida meses antes.
- Uma mudança é a única oportunidade de refazer a rede de raiz sem custo adicional de obra.
- Não mude à sexta-feira. Um problema descoberto ao fim da tarde vive todo o fim de semana.
Neste artigo
Numa mudança de instalações, a informática é quase sempre tratada no fim — depois do contrato, da obra e do mobiliário. É por isso que tantas empresas passam as primeiras semanas no espaço novo a trabalhar mal.
A ordem certa é a inversa: há decisões informáticas que têm de ser tomadas antes de a obra começar, e prazos que não dependem de ninguém que esteja na sala.
Comece pelos prazos longos
Duas coisas condicionam todo o calendário e não se aceleram com dinheiro.
A ligação à internet. Instalar fibra num edifício que ainda não a tem envolve infraestrutura, autorizações e, por vezes, obra na via pública. Pode demorar semanas ou meses. É o primeiro telefonema a fazer, no dia em que o contrato do espaço for assinado — antes disso, até: vale a pena confirmar a cobertura antes de escolher o espaço.
A portabilidade dos números de telefone. Tem prazos legais e depende do operador de origem. Começar tarde significa mudar de instalações e ficar sem os números que os clientes conhecem.
Confirme a cobertura de internet antes de assinar o contrato de arrendamento. Um espaço excelente sem fibra disponível é um problema que não se resolve com boa vontade — e já obrigou empresas a operar meses com ligações provisórias inadequadas.
O que se decide antes da obra
Esta é a parte que mais custa quando é ignorada, porque depois das paredes fechadas qualquer alteração é destrutiva.
- Onde fica o bastidor. Precisa de espaço, ventilação, tomadas elétricas dedicadas e segurança. Um armário no corredor sem ventilação é uma decisão que se paga em avarias durante anos.
- Quantas tomadas de rede e onde. Contar as pessoas de hoje e acrescentar margem. Tomadas a mais durante a obra custam pouco; tomadas a menos depois custam obra.
- Percursos de esteiras e caminhos de cabo. Definidos com o empreiteiro, não improvisados depois.
- Pontos de acesso sem fios. A localização decide-se com estudo de cobertura sobre a planta, e implica cabo até cada ponto — incluindo tetos e zonas altas.
- Alimentação elétrica. Circuito dedicado para o bastidor e espaço para UPS.
- Videovigilância e controlo de acessos, se aplicável — passam pela mesma cablagem e devem entrar no mesmo projeto.
Checklist por fases
Assim que o espaço estiver decidido: confirmar cobertura de internet e contratar; iniciar a portabilidade dos números; levantar o que existe hoje e o que transita.
Antes de a obra começar: projeto de cablagem estruturada com planta de tomadas; definição do local do bastidor; coordenação com eletricista e empreiteiro.
Durante a obra: passagem de cablagem antes de fechar tetos e paredes; instalação do bastidor; certificação da rede com relatório por tomada.
Duas semanas antes: instalar e testar a ligação à internet no espaço novo; configurar rede, wireless e central telefónica; testar tudo com o espaço ainda vazio, que é quando é fácil corrigir.
Na semana da mudança: plano de transporte de servidores e equipamento; ordem de desligar e religar; contactos de emergência de todos os fornecedores numa só folha.
O dia da mudança
Três regras simples evitam a maior parte dos problemas.
Nada de sextas-feiras. Mude no início da semana, com fornecedores contactáveis nos dias seguintes.
Ligue e teste antes de as pessoas chegarem. Servidores, rede, internet, telefones e impressoras validados com o espaço vazio. Descobrir um problema com quarenta pessoas à espera é a pior forma de o descobrir.
Mantenha o espaço antigo mais uns dias, se puder. Ter a possibilidade de recuar durante uma semana vale o custo, e é uma rede de segurança que raramente se usa mas muda a forma como se dorme.
Erros que se repetem
- Aproveitar a cablagem existente sem a certificar. Cablagem do inquilino anterior pode estar bem ou ser inutilizável. Certificar antes de decidir custa pouco e evita muito.
- Contar apenas as pessoas de hoje. Uma empresa que muda de instalações costuma estar a crescer. Dimensionar para o número atual é planear a próxima intervenção.
- Esquecer impressoras, relógios de ponto e equipamento de sala de reuniões. Aparecem sempre no fim, sem tomada de rede prevista.
- Deixar a informática fora das reuniões de obra. É onde se perdem os percursos de cabo e o local do bastidor.
- Não documentar a instalação nova. Sem planta e mapa de tomadas, a primeira avaria começa por adivinhação.
A DataRoad acompanha mudanças de escritório e instalação de redes informáticas de ponta a ponta, desde o projeto com o empreiteiro até à validação no primeiro dia de trabalho.
Uma conversa antes de decidir
Quer esteja a resolver um problema concreto, a planear uma mudança ou apenas à procura de uma segunda opinião, começamos sempre da mesma forma: perceber o seu caso antes de propor seja o que for. Sem compromisso, sem jargão e sem catálogos.
