Déménagement de bureaux : liste de contrôle informatique pour ne rien oublier

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Lors d'un changement de locaux, l'informatique est presque toujours traitée à la fin — après le contrat, les travaux et le mobilier. C'est pourquoi tant d'entreprises passent les premières semaines dans le nouvel espace à mal travailler.

Le bon ordre est l'inverse : il y a des décisions informatiques qui doivent être prises avant que les travaux ne commencent, et des délais qui ne dépendent de personne se trouvant dans la salle.

Commencez par les délais longs

Deux choses conditionnent tout le calendrier et ne s'accélèrent pas avec de l'argent.

La connexion Internet. Installer la fibre dans un bâtiment qui ne l'a pas encore implique des infrastructures, des autorisations et, parfois, des travaux sur la voie publique. Cela peut prendre des semaines ou des mois. C'est le premier coup de fil à passer, le jour où le contrat du local est signé — et même avant cela : cela vaut la peine de confirmer la couverture avant de choisir l'espace.

La portabilité des numéros de téléphone. Il y a des délais légaux et cela dépend de l'opérateur d'origine. Commencer tard signifie changer de locaux et se retrouver sans les numéros que les clients connaissent.

Ce qui est décidé avant les travaux

C'est la partie qui coûte le plus cher lorsqu'elle est ignorée, car après la fermeture des murs, toute modification est destructive.

• Où se trouve le châssis. Il a besoin d'espace, de ventilation, de prises électriques dédiées et de sécurité. Un placard dans le couloir sans ventilation est une décision qui se paie en pannes pendant des années.
• Combien de prises réseau et où. Compter les personnes d'aujourd'hui et ajouter une marge. Des prises en trop pendant les travaux coûtent peu ; des prises en moins après coûtent de la main-d'œuvre.
• Chemins de câbles et chemins de câbles. Définis avec l'entrepreneur, pas improvisés après.
• Points d'accès sans fil. L'emplacement se décide avec étude de couverture sur le plan, et implique un câble jusqu'à chaque point, y compris les plafonds et les zones hautes.
• Alimentation électrique. Circuit dédié pour le rack et espace pour onduleur.
• Vidéosurveillance et contrôle d'accès, le cas échéant — passent par le même câblage et doivent figurer dans le même projet.

Liste de contrôle par phases

Dès que l'espace sera décidé : confirmer la couverture Internet et souscrire ; lancer la portabilité des numéros ; faire l'inventaire de l'existant et des flux.

Avant que les travaux ne commencent : projet de câblage structuré avec plan des prises ; définition de l'emplacement de la baie ; coordination avec l'électricien et l'entrepreneur.

Pendant les travaux : passage du câblage avant de fermer les plafonds et les murs ; installation de la baie de brassage ; certification du réseau avec rapport par prise.

Deux semaines avant : installer et tester la connexion Internet dans le nouvel espace ; configurer le réseau, le sans fil et le standard téléphonique ; tout tester avec l'espace encore vide, qui est le moment où il est facile de corriger.

Pendant la semaine du déménagement : plan de transport des serveurs et des équipements ; ordre d'extinction et de rallumage ; contacts d'urgence de tous les fournisseurs sur une seule feuille.

Le jour du déménagement

Trois règles simples évitent la plupart des problèmes.

Pas de vendredis. Déménagez au début de la semaine, avec des fournisseurs joignables les jours suivants.

Allumez et testez avant que les gens n'arrivent. Serveurs, réseau, internet, téléphones et imprimantes validés avec l'espace vide. Découvrir un problème avec quarante personnes qui attendent est la pire façon de le découvrir.

Gardez l'ancien espace encore quelques jours, si vous le pouvez. Avoir la possibilité de reculer pendant une semaine en vaut le coût, et c'est un filet de sécurité que l'on utilise rarement mais qui change la façon dont on dort.

Erreurs qui se répètent

• Utiliser le câblage existant sans le certifier. Le câblage du locataire précédent peut être bon ou inutilisable. Vérifier avant de décider coûte peu et évite beaucoup.
• Compter uniquement les personnes d'aujourd'hui. Une entreprise qui change de locaux est généralement en train de croître. Dimensionner pour le nombre actuel, c'est planifier la prochaine intervention.
• Oublier les imprimantes, les pointeuses et le matériel de salle de réunion. Ils apparaissent toujours à la fin, sans prise de réseau prévue.
• Laisser l'informatique hors des réunions de chantier. C'est là que se perdent les chemins de câbles et l'emplacement du répartiteur.
• Ne pas documenter la nouvelle installation. Sans plan ni cartographie des prises, la première panne commence par des devinettes.

DataRoad accompagne déménagements de bureaux et installation de réseaux informatiques de bout en bout, depuis la conception avec l'entrepreneur jusqu'à la validation le premier jour de travail.